Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Inaczej planuje się rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw ustalenie profilu uczestników. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Celem nie powinno być wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Ładna przestrzeń plenerowa nie musi automatycznie spełniać wymagań wydarzenia. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak catering, koordynacja wydarzenia czy zabezpieczenie pogodowe. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Bez takiego ustalenia łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz integralną częścią całego projektu. Organizator powinien wiedzieć, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Plan awaryjny powinien obejmować również problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Największe znaczenie mają dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+